Cách Sắp Xếp Tài Liệu Lên Kệ Để Hồ Sơ Khoa Học

Cách Sắp Xếp Tài Liệu Lên Kệ Để Hồ Sơ Khoa Học

Ngày đăng: 12/03/2021 03:07 PM

Bạn đã biết cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ một cách khoa học, ngăn nắp và sử dụng được 100% công dụng kệ mang lại hay chưa? Nếu chưa thì bài chia sẻ sau đây của Kệ Sắt ATN sẽ là những gì bạn đang cần, tham khảo ngay!
 

Cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ theo đúng trình tự sẽ giúp bạn có thể phát huy 100% công dụng của kệ mang lại, tăng tuổi thọ của kệ cũng như mang lại một kệ lưu trữ hồ sơ ngăn nắp, gọn gàng và dễ dàng quản lý nhất. Trong bài viết sau đây, Kệ Sắt ATN sẽ hướng dẫn bạn cách sắp xếp hồ sơ lên kệ một cách hiệu quả và một cách khoa học nhất.

1. Phân loại hồ sơ, tài liệu lưu trữ tài liệu thường dùng và dài hạn

Để có cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ đúng chuẩn nhất, bạn cần phân loại tài liệu thành hai loại thường xuyên sử dụng và lưu trữ dài hạn. 

 

Cách sắp xếp tài liệu lên kệ một cách khoa học nhất

 

Sau khi phân loại xong, bạn chỉ cần xếp các loại có thời gian sử dụng ngắn lên kệ trước sau đó xếp tài liệu có thời gian lưu trữ dài lên sau. Việc này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian khi tìm kiếm các tài liệu cần dùng.

2. Lập danh sách các tài liệu cần lưu trữ

Bạn cần lên một danh sách thống kê chi tiết các loại tài liệu theo các mục như tên, thời gian, số lượng, thể loại... càng cụ thể càng tốt bởi vậy sẽ giúp việc sắp xếp tài liệu lên kệ trở nên dễ dàng và hợp lý trong quá trình lưu trữ và truy xuất.

 

Phân loại các loại tài liệu trước khi sắp xếp lên kệ

3. Đặt tên cho từng kệ chứa hồ sơ

Tuy vừa nghe bạn có thể thấy đây là cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ rất đơn giản song nó lại mang đến rất nhiều lợi ích, cụ thể:

  • Đặt tên có liên quan đến từng loại hồ sơ sắp xếp trên kệ và dán chóng ở những thanh sắt v lỗ sẽ giúp bạn tìm kiếm tài liệu dễ dàng. Cách làm này bạn sẽ thường thấy nhất trong các thư viện, nhà sách...
  • Đây là giải pháp tối ưu giúp việc tìm kiếm, truy xuất hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, khi bạn có tên theo từng kệ thì việc sắp xếp cũng đơn giản hơn và ít lộn xộn, bởi chỉ cần xếp các tài liệu phù hợp vào từng kệ tương ứng là xong.

 

Đặt tên chi tiết cho các loại kệ để dễ kiểm soát

4. Tạo ra các khoảng trống trong kho

Việc tạo ra nhiều khoảng trống trong kho sẽ giúp kho thông thoáng, tránh ngột ngạt và dễ dàng di chuyển trong kho để sắp xếp và tìm kiếm hồ sơ, tài liệu hơn.

Ngoài ra, việc tạo ra các khoảng trống sẽ tạo cho bạn cảm giác thoải mái, dễ chịu hơn khi đi tìm tài liệu, hồ sơ hay giấy tờ mình đang cần.

 

Thiết kế bố cục đẹp mắt cho không gian

5. Lựa chọn loại kệ hồ sơ phù hợp

Ngoài chú trọng đến cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ, bạn cũng cần phải tìm loại kệ sắt chứa hồ sơ phù hợp, bền bỉ với thời gian để có được một kệ tài liệu ưng ý và quản lý dễ dàng nhất. 

 

Tuy trên thị trường có rất nhiều loại kệ sắt khác nhau, nhưng kệ sắt v lỗ đa năng được xem là giải pháp hàng đầu trong việc lưu trữ tài liệu, hồ sơ trong văn phòng đang được ưa chuộng, bởi những lý do sau đây:

  • Kệ được thiết kế với những thanh sắt v lỗ, liên kết với nhau bằng ốc vít chắc chắn và được phun sơn tĩnh điện sáng bóng, bền bỉ, chắc chắn cho thời gian sử dụng lâu dài.
  • Mâm tôn cuốn dày có thể chứa được lượng tài liệu, hồ sơ lớn với khả năng chịu lực, chịu tải cao
  • Đa dạng kiểu dáng, kích thước, màu sắc nên luôn phù hợp với mọi không gian trưng bày, lưu trữ khác nhau
  • Dễ dàng thay đổi kích thước mâm tầng để phù hợp với nhu cầu sử dụng nhất
  • Kệ nhỏ gọn, không chiếm quá nhiều diện tích lưu trữ trong kho.

 

Địa chỉ cung cấp kệ hồ sơ chính hãng với giá rẻ
 

>>> Tham khảo thêm: 3 Lưu Ý Quan Trọng Khi Mua Kệ Kho Thanh Lý Bạn Cần Nắm Rõ

 

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có cách sắp xếp tài liệu lên kệ hồ sơ một cách gọn gàng, khoa học nhất. Ngoài ra, bạn đang cần mua kệ sắt v lỗ đa năng hay kệ kho các loại với giá ưu đãi, chất lượng tốt nhất, hãy liên hệ ngay với Kệ Sắt ATN qua số hotline 0932 588 038 để được tư vấn và tìm ra loại kệ phù hợp mang đến không gian lưu trữ hoàn hảo nhất nhé.

Kha Kesatatn là Content Marketing có hơn 5 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thông tin về kệ sắt v lỗ đa năng, kệ để hàng hóa, kệ siêu thị tại Kệ Sắt ATN. Hy vọng rằng, những thông tin mà tôi chia sẻ liên quan đến kệ sắt để hàng hóa tại website Kesatatn.com sẽ giúp ích cho bạn..

Zalo
Hotline