Quy Trình Kiểm Kê Hàng Tồn Kho Và Lưu Ý Quan Trọng

Quy trình kiểm kê hàng tồn kho là gì? Tầm quan trọng và cách làm như thế nào mang lại hiệu quả nhất. Nếu bạn đang quan tâm đến vấn đề này, hãy cùng Kệ Sắt ATN đến với bài viết sau đây bạn nhé.

Hàng tồn kho có vai trò đặc biệt quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp, đây được biết đến như các sản phẩm có giá trị được tích trữ trong kho hàng và đợi ngày để xuất. Trong đó, bao gồm các sản phẩm chưa hoàn thiện hoặc các nguyên vật liệu khác.

Giá trị của hàng tồn kho chiếm ưu thế lớn trong tổng tài sản sở hữu của hoạt động kinh doanh, chính vì lý do đó, quy trình kiểm kê hàng tồn kho cũng như quản lý rất được chú trọng và quan tâm. Vậy để kiểm kê hàng tồn kho sao cho đúng cách, quy trình kiểm hàng chuẩn như thế nào. Hãy cùng đến với nội dung sau đây để biết thêm chi tiết.

Tầm quan trọng của việc kiểm kê hàng tồn kho

Trong công tác quản lý hàng tồn kho, lợi ích của việc làm này mang lại là rất lớn, trong đó có thể kể đến như:

• Giúp doanh nghiệp kịp thời phát hiện được các vấn đề về sản phẩm, liên quan đến thời hạn sử dụng, chất lượng, số lượng hàng vượt mức,..từ đó tìm ra được biện pháp xử lý phù hợp;
• Kiểm tra, xả hàng đúng lúc giúp tránh được lãng phí và tiết kiệm tiền của, hỗ trợ chi phí kho bãi, nhân công, tích tiền để tái đầu tư;
• Điều chỉnh và sử dụng nguồn vốn hiệu quả, tránh bị ứ đọng;
• Ngoài ra, kiểm kê hàng tồn kho giúp doanh nghiệp nhận biết được điểm mạnh yếu của mình trong công tác quản lý kho bãi thông qua số lượng kiểm kê thực tế so với báo cáo, hỗ trợ ngăn chặn và khắc phục kịp thời.

Hai phương pháp kiểm kê hàng tồn kho

Có hai phương pháp trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho được sử dụng phổ biến hiện nay, bao gồm:

Kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên

Phương pháp này áp dụng quy trình kiểm hàng một cách liên tục với các mốc thời gian có thể là hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng. Với tần suất kiểm tra dày đặc như thế, có thể giúp cho doanh nghiệp kịp thời phát hiện được các vấn đề bất cập trong mỗi lần xuất nhập hàng, từ đó đề ra phương hướng giải quyết tối ưu.

Với phương pháp kiểm kê hàng này sẽ phù hợp khi áp dụng cho các doanh nghiệp chuyên lưu trữ các loại sản phẩm về máy móc, thiết bị có định giá cao hoặc các đơn vị xây dựng lắp đặt.

Tuy nhiên, ngoài những lợi ích mang lại thì khi sử dụng phương pháp này sẽ có một hạn chế mang lại đó là khá tốn thời gian và nhân lực. Do tiến hành kiểm tra thường xuyên nên có lượng công việc lớn cần giải quyết mỗi ngày, thời gian làm việc của các bộ phận cũng dài thêm đặc biệt là kế toán.

Kiểm kê hàng tồn định kỳ

Khác với kiểm kê hàng tồn kho thường xuyên, phương pháp này có giới hạn thời gian kiểm tra cách giãn, trung bình như hàng tháng, hàng quý hoặc ở cuối kỳ theo yêu cầu của công ty.

Ưu điểm mang lại của kiểm hàng tồn định kỳ đó là quá trình sẽ tập trung vào một thời điểm cho nên có thể tiết kiệm hiệu quả được chi phí và nguồn lực. Khối lượng công việc cũng từ đó mà giảm xuống.

Hình thức này thường được các doanh nghiệp chuyên tồn hàng hóa có số lượng lớn, giá trị thấp, đa dạng chủng loại cũng như có quá trình xuất hàng nhỏ lẻ liên tục.

Biên cạnh đó, phương pháp này có hạn chế lớn đó là, do thời gian kiểm tra hàng tồn cách quảng khá xa cho nên không đảm bảo việc nắm chính xác về chất lượng hàng, khó phát hiện và xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh liên quan.

Nhìn chung, tùy vào từng doanh nghiệp cũng như đặc điểm hàng hóa khác nhau có thể suy xét và lựa chọn được biện pháp kiểm kê phù hợp.

Quy trình kiểm kê kho hàng chuẩn

Để giúp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải có được một quy trình kiểm kê hàng tồn kho hợp lý. Hãy cùng tham khảo quy trình được cung cấp sau đây.

Trước khi thực hiện kiểm kê hàng tồn kho

Khi bắt tay vào kiểm kê hàng chính thức, ở giai đoạn trước tiến hành, bạn cần làm những công việc như sau:

• Để đảm bảo công tác chuẩn bị hiệu quả, cần thông tin trước đến các đơn vị và bộ phận liên quan để lên kế hoạch và thực thi. Ngoài ra, trong quá trình kiểm kê, có thể liên lạc đến các đối tác, nhà phân phối hoặc khách hàng để tránh bị ảnh hưởng bên cạnh hạn chế tần xuất nhập hàng.
• Có sự phân công công việc rõ ràng cho nhân sự, các đối tượng này thường là thủ kho, kế toán, quản lý,...
• Xác định khu vực kiểm kê, khu nào trước khu nào sau cũng như xác định mốc thời gian cụ thể.
• Ngoài ra, trước khi bắt tay vào kiểm kê hàng hóa, có một số việc cần ưu tiên làm trước bao gồm rà soát lại số lượng hàng tồn kho, kiểm tra thời hạn xả hàng, xử lý hàng cũng như hàng lỗi, từ đó có thể xử lý trước và giảm được lượng công việc cần làm về sau khi kiểm hàng chính thức.

Các bước kiểm kê kho hàng hóa từ A đến Z

Dưới đây là các bước kiểm kê hàng hóa tồn kho bạn có thể tham khảo:

• Bước 1: Lập bảng kê hàng tồn kho theo danh sách. Các thông tin trong mẫu kiểm này gồm các mục như: Tên hàng, mã hàng, số lượng trong báo cáo, số lượng thực tế, ghi chú,..
• Bước 2: Bắt đầu ghi nhận và kiểm đếm hàng tồn thực tế. Để đảm bảo khách quan và tính chính xác, ở công đoạn này thường có hai người thực hiện song song và cùng kiểm tra kết quả;
• Bước 3: Xác định tính chính xác giữa hai bảng kiểm tra hàng tồn thực tế, nếu ghi nhận sai sót có thể tiến hành kiểm tra lại để đảm bảo.
• Bước 4: Khi đã có số liệu hàng tồn thực tế, tiến hành so sánh và đối chiếu lại với số liệu hàng ghi trong báo cáo. Nếu xảy ra chênh lệch, truy cứu trách nhiệm với các bên liên quan ( thủ kho, nhân viên trực kho,..);
• Bước 5: Điều chỉnh lại số lượng cho đúng nếu như có chênh lệch;
• Bước 6: Soạn biên bản hoàn tất kiểm kê và có chữ ký xác nhận đầy đủ;
• Bước 7: Đối với trường hợp kiểm kê phát hiện sai sót, chủ doanh nghiệp hoặc ban quản lý cần tìm hiểu và xác định nguyên nhân. Trong dó, có thể kể đến một số tình huống như:
• Chênh lệch hàng thừa (số lượng hàng trên thực tế nhiều hơn hàng trong báo cáo), khả năng có thể đến từ việc làm báo cáo sai sót, chưa nhập đủ số liệu,..
• Chênh lệch thiếu (hàng tồn thực tế ít hơn trên báo cáo) nguyên do có thể từ việc nhân viên quên quét mã vạch khi xuất khẩu hàng, hao hụt trong công tác vận chuyển, hoặc xấu nhất có thể đến từ việc trộm cấp và gian lận.

Cách để kiểm kê kho hàng dễ dàng và chính xác

Hỗ trợ tốt trong công tác quản lý hàng tồn kho, giúp cho công việc kiểm hàng của bạn trở nên chính xác hơn, Chúng tôi đã gửi đến bạn một số cách để kiểm kê hàng tồn kho dễ dàng hơn như sau:

• Thường xuyên kiểm kê hàng hóa liên tục tránh gián đoạn và không nắm rõ được tình trạng hàng;
• Vận chuyển và sắp xếp hàng tồn khoa học, hợp lý;
• Tuân thủ thực hiện đúng quy trình, có dây chuyền kiểm kê khoa học, đúng kế hoạch;
• Ngoài ra, nhằm tăng tính an toàn và hiệu quả hơn, doanh nghiệp có thể tiến hành hợp tác với bên thứ 3 để chịu trách nhiệm quản lý kho hàng và nhận báo cáo định kỳ.

>>>XEM NGAY:

• Hướng Dẫn Làm Tủ Quần Áo Bằng Sắt V Lỗ Nhanh
• Cách Làm Kệ Trồng Rau Bằng Sắt V Lỗ Đơn Giản Nhất
• Giá Kệ Để Bu Lông Ốc Vít Và Linh Kiện Điện Tử ĐẸP

Chúng tôi vừa cung cấp đến bạn những thông tin bổ ích trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho hiệu quả kèm lưu ý quan trọng. Mọi thắc mắc cần giải đáp về bài viết, vui lòng liên hệ Kệ Sắt ATN qua hotline:0932 588 038 để được hỗ trợ sớm nhất bạn nhé.