Các Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả

Một trong những yếu tố mà rất ít doanh nghiệp chú trọng trong quy trình quản lý kho hiện nay chính là cách quản lý hàng tồn kho. Việc quản lý tốt hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu các hàng hóa hết hạn, giảm chi phí tồn kho và tăng biên độ lợi nhuận lên nhiều lần. Cùng Kệ Sắt ATN tìm hiểu 5 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả ngay trong nội dung sau đây. 

Quy trình quản lý hàng tồn kho là gì?

Trước khi bước vào tìm hiểu cách quản lý hàng tồn kho thì Kệ Sắt ATN sẽ đưa bạn đi tìm hiểu thông tin về quy trình quản lý hàng tồn kho và những lý do mà doanh nghiệp hiện nay cần học cách quản lý hàng tồn kho.

Thế nào là quy trình quản lý hàng tồn kho?

Quy trình quản lý hàng tồn kho được xác định từ lúc nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến khu vực kho lưu trữ của công ty, cho đến khi thành phẩm được xuất ra khỏi kho và trở thành hàng hóa. Quy trình quản lý hàng tồn kho bao gồm 3 bước sau:

• Quản lý mã hàng hóa
• Quản lý khi hàng hóa được nhập vào kho
• Hoạt động xuất kho khi cần thiết

Lý do cần phải quản lý hàng tồn kho?

Việc thiếu hụt hoặc dư thừa hàng hóa tồn kho đều đem lại những bất lợi nhất định cho doanh nghiệp như gây ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất và xuất hàng. Chính vì vậy việc kiểm soát và tìm ra cách quản lý tốt hàng hóa tồn kho hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp có được những lợi ích như:

• Hạn chế tình trạng thiếu hụt, mất, hư hỏng hàng hóa. 
• Giảm chi phí tồn kho và gia tăng biên độ lợi nhuận. 
• Tìm được biện pháp xử lý những hàng lỗi, hàng cận date nhanh hơn. 
• Rút gọn được quy trình và giúp hàng hóa vận chuyển trơn tru hơn. 
• Dễ dàng quản lý số lượng hàng hóa và giúp kiểm soát số lượng kinh doanh tốt hơn.

Các bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho

Dưới đây là các bước trong quy trình quản lý hàng tồn kho, cùng Kệ Sắt ATN tìm hiểu dưới đây.

Quy trình quản lý mã hàng

Đầu tiên ta đến với quy trình quản lý mã hàng với 4 bước như sau:

1. Gửi yêu cầu sử mã hoặc cập nhật mã mới đến cho bộ phận phụ trách.
2. Kiểm tra tình trạng hàng hóa và đối chiếu thêm mới hoặc chỉnh sửa mã hàng.
3. Đối với yêu cầu thêm mới thì đơn vị phụ trách sẽ cập nhật những thông tin như: Thuộc tính nhóm hàng, loại hàng, nhà cung cấp.
4. Đối với yêu cầu chỉnh sửa thì đơn vị phụ trách sẽ thay đổi mã hàng theo quy định. Trong trường hợp không thể chỉnh sửa thì sẽ thông báo lại với người yêu cầu.

Quản lý hoạt động nhập kho

Đối hoạt động nhập kho thì được chia làm 2 loại chính là nhập kho mua hàng nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm.

Nhập kho mua hàng nguyên vật liệu

Kiểm tra và đối đối chiếu số lượng,chủng loại hàng hóa so với phiếu xuất kho, hóa đơn. 

Chuyển phiếu xuất kho và hóa đơn của nhà cung cấp cho bộ phận kế toán để có thể đối chiếu chính xác số lượng, chủng loại hàng hóa trong thời điểm hiện tại. Kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu nhập kho, nếu đạt chuẩn thì duyệt nhập kho và cập nhật số lượng vào trong thẻ kho.

Nhập kho thành phẩm

Thủ kho nhập kho thành phẩm sau đó ký vào phiếu bàn giao, lưu lại 1 liên tại kho và chuyển liên kia cho Bộ phận sản xuất. Thủ kho cập nhập thông tin về thành phẩm vào các thẻ kho và tiến hành lập báo cáo hàng tồn kho tại bộ phận kho.

Quản lý hoạt động xuất kho

Hoạt động quản lý xuất kho được chia làm nhiều phương thức khác nhau tùy thuộc vào mục đích hàng hóa xuất kho.

Xuất kho bán hàng

Khi nhận được yêu cầu xuất kho hàng bán thì kế toán sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho và xuất kho theo hóa đơn.

Xuất kho sản xuất

Sau khi nhận được yêu cầu thì Giám đốc hoặc người được ủy quyền sẽ tiến hành ký phê duyệt. Căn cứ theo yêu cầu thì kế toán sẽ tiến hành lập phiếu xuất kho và lập giấy xác nhận của những cá nhân có liên quan. Cuối cùng thủ kho sẽ thực hiện xuất kho theo phiếu xuất kho.

Xuất chuyển kho

Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) sẽ trực tiếp ký phê duyệt yêu cầu. Bộ phận kế toán sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị chuyển kho đã được phê duyệt để tiến hành thực hiện giao dịch.

Xuất lắp ráp 

Bộ phận có nhu cầu lắp ráp sẽ làm phiếu đề nghị xuất hàng hóa lắp ráp và gửi cho bộ phận có thẩm quyền xác nhận. Kế toán sẽ căn cứ vào phiếu đề nghị đã được phê duyệt tiến hành thực hiện giao dịch. Cuối cùng thủ kho sẽ căn cứ vào phiếu xuất lắp ráp và ký xác nhận.

Các phương pháp quản lý tồn kho hiệu quả

Đây chính là nội dung được nhiều bạn quan tâm nhất trong bài viết này, sau đây là 5 phương pháp giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa tồn kho hiệu quả nhất hiện nay, cùng Kệ Sắt ATN tìm hiểu nhé.

Mã hóa vật tư/hàng hóa

Cách quản lý hàng tồn kho đầu tiên mà Kệ Sắt ATN muốn giới thiệu đến với các bạn chính là mã hóa vật tư/hàng hóa, đối với cách quản lý này sẽ giúp tránh được tình trạng trùng lặp trong quá trình quản lý hàng tồn kho. Và để mã hóa vật tư/hàng hóa hiệu quả cần đáp ứng nguyên tắc sau:

• Cần phải mô tả đặc tính sản phẩm và thống nhất cách đặt tên để việc sử dụng bộ mã trở nên hiệu quả hơn. 
• Cần tiến hành khảo sát và tổng hợp thông tin hàng hóa, sau đó tiến hành lập danh sách vật tư/hàng hóa sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý.

Xác định mức tồn kho tối đa và tối thiểu

Mức tồn kho tối đa và tối thiểu nên được thiết lập theo từng mặt hàng và cần được điều chỉnh sau một thời gian nhất định. Việc xác định chính xác mức tồn kho tối đa và mức tồn kho tối thiểu sẽ giúp cho doanh nghiệp duy trì được lượng hàng ổn định trong kho, nâng cao hiệu quả doanh thu, giữ được hoạt động sản xuất luôn được hoạt động liên tục.

Sắp xếp vật tư/ hàng hóa trong kho khoa học

Thông thường doanh nghiệp sẽ sắp xếp vật tư, hàng hóa trong kho khoa học để có thể dễ dàng quản lý và tìm kiếm hàng hóa. Có 2 phương pháp sắp xếp hàng hóa khoa học chính là:

• Sắp xếp vị trí cố định (fix location): Đây chính là phương pháp xác định chính xác vị trí hàng hóa và không thay đổi những vị trí đã được sắp xếp, thống nhất từ trước. 
• Sắp xếp vị trí linh hoạt (free location): Đây là phương pháp không cố định vị trí cho mặt hàng nào cả. Tất cả các vị trí đều được đánh ký hiệu và được hiển thị trên sơ đồ.

Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Một trong những cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả và được nhiều doanh nghiệp áp dụng hiện nay chính là tiến hành kiểm kê hàng hóa định kỳ. Việc này sẽ giúp cho người quản lý xác định được số lượng hàng hóa trong thực tế và trên sổ sách có chênh lệch hay không.

Đồng thời trong quá trình kiểm kê cũng sẽ phát hiện được những loại hàng hóa hư hỏng, sắp hết hạn hoặc gần hết hạn để có thể tiến hành xử lý. Nên thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ 6 tháng/lần.

Sử dụng phần mềm để quản lý hàng tồn

Việc đầu tư sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt về số lượng vật tư tồn kho và biết được việc luân chuyển hàng hóa, mức độ sử dụng vật tư, tránh được những thiệt hại trong quá trình lưu trữ.

Chính vì vậy đối với doanh nghiệp có kho hàng lớn và phải quản l1y số lượng hàng hóa cực kỳ lớn thì việc ứng dụng những phần mềm quản lý vào trong quy trình làm việc là cực kỳ cần thiết.

Ứng dụng hệ thống kệ kho hàng trong quản lý hàng tồn kho

Ngoài những cách quản lý hàng tồn kho nêu trên thì việc sở hữu hệ thống kệ lưu trữ hàng hóa chất lượng và phù hợp với quy trình quản lý kho cũng chính là một trong những phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả.

Việc hàng hóa, vật tư được lưu trữ gọn gàng, ngăn nắp trong những pallet giúp cho người quản lý và nhân viên dễ dàng quản lý và kiểm soát hàng hóa hơn. Hiện nay tại Kệ Sắt ATN đang cung cấp những mẫu kệ kho hàng chất lượng với mức giá cực kỳ tốt, mời các bạn tham khảo:

• Kệ v lỗ đa năng
• Kệ trung tải
• Kệ Selective
• Kệ Double Deep
• Kệ Drive in
• Kệ Con lăn
• Kệ tay đỡ
• Kệ sàn
• Kệ di động,…

Gọi ngay cho Kệ Sắt ATN thông qua số hotline 0932 588 038 để được các nhân viên tư vấn chi tiết nhất và cung cấp bảng báo giá nhanh nhất nhé.

>>>THAM KHẢO NGAY:

• Tổng Hợp Các Loại Kho Hàng, Kho Bãi Trong Logistic
• Nguyên Tắc Bảo Quản & Cách Sắp Xếp Thuốc Trong Kho Dược 
• Xe Nâng Hàng Hóa Là Gì? Các Loại Xe Nâng Trong Kho

Vừa rồi là 5 cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả hiện đang được rất nhiều doanh nghiệp lớn áp dụng vào trong quy trình quản lý kho. Kệ Sắt ATN hy vọng những thông tin vừa rồi đã giúp bạn tìm ra phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp với doanh nghiệp của mình nhé.